Durchführung von remote Integrationstest und GoLive in einem EWM Projekt
Die Wichtigkeit einer einheitlichen Kommunikationsstrategie bei einer Remote – Durchführung von Projekten
Im vorherigen Blogbeitrag unserer Reihe „Automatiklager in Zeiten von Corona“ hat unser Partner IT – Forum beschrieben, was sich bei der Umstellung einer Vorort-Inbetriebnahme auf eine Remote-Durchführung und – Steuerung verändert hat. Es wurde besonders auf die Notwendigkeit einer einheitliche Kommunikationsplattform hingewiesen. Fehlt diese sei es schwierig, ohne physische Anwesenheit den Überblick zu behalten und die Personen im neuen Lager zu unterstützen.
In unserem aktuellen Beitrag gehen wir einen Schritt weiter und beschäftigen uns mit den bleibenden Veränderungen im Projektmanagement, den Integrationstests und einem remote gesteuerten GoLive. Wir gehen darauf ein, was wir in Hinblick auf das Projektmanagement und die remote ausgeführten Integrationstests lernen konnten und welche Punkte in Folgeprojekten bereits berücksichtigt werden.
Durchführung von remote Integrationstest und GoLive – Die Herausforderung eines UseCase im Bereich der Fast Moving Consumer Goods (FMCG)
Das unerwartete Eintreten der globalen Pandemie führte dazu, dass ein Großteil des Projektteams kurzfristig die Lager verlassen mussten. Es gab kaum Möglichkeiten die Anlage und das System aufzuräumen. Die Projekte wurden pausiert und das weitere Vorgehen war zunächst unklar. Die integrativen Tests für Wareneingangsprozesse waren zu diesem Zeitpunkt weitgehend abgeschlossen. Offen waren die Warenausgangsprozesse und weitere bereichsübergreifende Testfälle.
Zuvor wurden einzelnen Tests auf mehrere Teams aufgeteilt und parallel ausgeführt. Da die Zeit sich entsprechend auf den Ausnahmezustand vorzubereiten fehlte, wurde beschlossen die Tests genauso aufgeteilt weiter durchzuführen. Während die Teams des Kunden bei der Anlage vor Ort waren, wurde das Projektteam über eine zentrale Kommunikationssoftware hinzugeschaltet, um auftretende Fehler zu analysieren und zu beheben. Diese Aufteilung funktionierte, solange die ausgeführten Tests sich nicht überschnitten, zum Beispiel, wenn ein Team die Abläufe im manuellen Lager testete und das andere Team im automatisierten Bereich arbeitete. Wird sich allerdings nicht an die definierten Schritte im Testdokument gehalten, ist das Analysieren aufgetretener Fehler im Nachhinein sehr schwierig und die Koordination wird zur Herausforderung. Hinzu kommt, dass Schlüsselpositionen in der Projektleitung und verantwortliche BeraterInnen bei übergreifenden Tests nicht vor Ort sein konnten, um auftretende Fehler möglichst schnell zu lösen bzw. zu spezifizieren. Auch die Aufteilung eines Teams war aufgrund der Größe und den unterschiedlichen Erfahrungsstufen nicht immer möglich.
Die Konsequenzen im Testmanagement
Unter dem Ziel der Integrationstests, das vollständige Testen lagerübergreifender Prozesse inklusive der installierten Automatisierungstechnik, konnte die simultane Ausführung von Tests nicht unbegrenzt realisiert werden.
Daher wurden die Teams zu einer zentralen Einheit zusammengefügt und sowohl auf Kundenseite als auch im Projektteam zentrale AnsprechpartnerInnen festgelegt, um die Kommunikation übergreifend zu vereinfachen. Es wurden nicht mehr mehrere Prozesse parallel getestet, sondern die Schritte einzelner Testfälle nacheinander durch die Verantwortlichen auf der Anlage an das gesamte Team kommuniziert und live durchgeführt. Die entsprechenden Dokumente wurden mittels Bildschirmübertragung mit allen TeilnehmerInnen geteilt, damit jeder den aktuellen Prozess nachvollziehen konnte.
Da die Zeit in Projekten immer eine kritische Variable darstellt, wurde diese Vorgehensweise zunächst nicht von allen Projektbeteiligten angenommen, da das sequenzielle Vorgehen anfangs deutlich langsamer als die parallele Durchführung wirkte. Die anfängliche Skepsis war berechtigt, da nun eine viel größere Personenanzahl bei allen Integrationstest als Zuhörende im Meeting anwesend war und nur zwei bis drei Anwesende die jeweiligen Schritte ausführten. Als großer Vorteil kristallisierte sich heraus, dass auch Projektbeteiligte mit einem weniger ausgeprägten technischen und prozessualen Knowhow die Standardprozesse und möglichen Abhängigkeiten nachvollziehen konnten.
Dieser Vorsprung machte sich beim GoLive und der anschließenden Hypercare-Phase bemerkbar. Nicht nur operative MitarbeiterInnen, sondern auch die Projektleitung sowie die Key – User hatten durch die intensiven und umfangreichen Integrationstest ein sehr gutes Prozess- und Softwareverständnis aufgebaut. Teilweise konnten technische Fragen durch eher strategisch orientierte Mitarbeitende gelöst werden.
Was haben wir gelernt?
Ohne ausführliche Planung ist die Realisierung eines EWM Projekts undenkbar, doch unvorhersehbare Ereignisse können nicht geplant werden und erfordern spontane Reaktionen.
Hier sehen Sie hilfreiche Grundlagen für remote Integrationstests und Steuerung:
- Termine für Testsessions und GoLive inklusive Agenda: Die Agenda sollte die geplanten Testaktivitäten beschreiben und genau festlegen welche verantwortlichen Personen anwesend sein müssen.
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Protokolle der Meetings an das gesamte Projektteam: Um alle Beteiligten über den aktuellen Status des Projekts zu informieren, sollten kurze Protokolle angefertigt werden.
Gerade im Rahmen von remote durchgeführten Projekten spielt die Dokumentation eine besondere Rolle. Es erleichtert den Überblick zu behalten und kann als Diskussionsgrundlage genutzt werden. -
Anwesenheitspflicht Fachbereich und IT: In Terminen müssen sowohl der entsprechende Fachbereich als auch Verantwortliche der IT-Abteilung teilnehmen,
um offene Punkte direkt zu spezifizieren und Entscheidungen treffen zu können. - Regelmäßige Termine, um offene Punkte zu klären: Um das gesamte Team auf dem aktuellen Stand zu halten und offene Punkte zu klären, sollten in regelmäßigen Abständen Meetings geplant werden. Alle Projektbeteiligten benötigen Zugriff auf die Dokumentation. Eine Liste mit offenen Punkten sollte von einer verantwortlichen Person geführt werden.
- Parallel arbeitende Teams für unabhängige Teilbereiche: Unabhängige Tests bei ausreichend großen Projektteams können parallelisiert werden, um Zeit einzusparen.
- Die Kommunikation sollte mit Videoübertragung stattfinden: In Hinblick auf die Konzentration und Aufmerksamkeit in Online - Meetings, hilft die Kommunikation mit Videoübertragung.
Umdenken für die Zukunft
Vor Corona war es fast undenkbar, eine Inbetriebnahme, die anschließenden Integrationstests inkl. Anlagetests sowie den GoLive und die darauffolgende Hypercare-Phase remote durchzuführen. Bei einem Rückblick auf vorherige Jahre hat sich heutzutage Einiges geändert. So werden viele Projekte ausschließlich remote gesteuert, damit die Zusammenarbeit auch bei einem global verteilten Projektteam und der weiten Entfernung zum Kunden funktionieren kann. Auch die Anforderungen an die Beratungsbranche wurden angepasst. So ist der Stellenwert einer ausreichenden Medienkompetenz erheblich gestiegen, genauso wie die Voraussetzung der technischen Ausfallsicherheit. Wie auch im vorherigen Blogbeitrag beschrieben: „Eine remote Durchführung ist definitiv möglich und bringt auch viele Vorteile mit sich, allerdings nur solange die Technik zur Kommunikation nicht ausfällt und stabil ist.“
Mit diesem Beitrag endet unsere gemeinsame Blogreihe mit IT – Forum und Andreas Hampe „Automatiklager in Zeiten von Corona“. Weitere Beiträge im Bereich Logistik zu SAP EWM sowie mögliche EWM – Addons sind bereits in Planung.
Ihre Logistik. Unsere Priorität
Wie bewerkstelligt man eine remote Inbetriebnahme der Fördertechnik? Welche Best Practices erweisen sich als besonders hilfreich? Welche Technik war von Vorteil für eine Remote – Übertragung? Das können Sie im vorherigen Blogbeitrag von IT-Forum nachlesen.
Gemeinsam mit unserem Partner IT-Forum aus Braunschweig – die absoluten Spezialisten im Bereich SAP EWM/MFS und Andreas Hampe widmen wir uns im Rahmen der aktuellen Beitragsreihe dem Automatiklager in Zeiten von Corona.
